Tipps im Umgang mit erkrankten Mitarbeiter:innen
Damit Mitarbeiter:innen im Krankenstand wertschätzend und respektvoll begegnet wird, möchten wir Ihnen in diesem Blogartikel einige Tipps zum Umgang mit erkrankten Mitarbeiter:innen an die Hand geben. Welche rechtlichen Aspekte müssen im Krankenstand berücksichtigt werden? Wie können erkrankte Arbeitnehmer:innen bestmöglich unterstützt werden? Wie kann präventiv gegen Krankenstände vorgegangen werden? All jene Fragen sind wichtig, damit sich die Betroffenen wertschätzend gegenübertreten und die Mitarbeiter:innen im Genesungsprozess unterstützt werden.
Rechtliche Grundlagen
Dürfen erkrankte Mitarbeiter:innen angerufen werden?
Erkrankte Arbeitnehmer:innen dürfen zu Hause angerufen werden. In spezifischen Situationen können Mitarbeiter:innen um Auskunft zu erforderlichen Informationen gebeten werden. Dies betrifft z.B. die Rückmeldung zu Projekten, welche durch die Abwesenheit in einem wirtschaftlichen Schaden resultieren können.
Es gilt jedoch, dass der Genesungsprozess nicht beeinträchtigt werden darf. Dienstnehmer:innen dürfen zudem über ein mögliches Rückkehrdatum befragt werden. Sie müssen den bzw. die Arbeitgeber:in ebenfalls in Kenntnis setzen, ob es sich um eine Erkrankung oder einen Arbeitsunfall handelt. Die Art der Erkrankung, sprich die Diagnose, muss der bzw. die Mitarbeiter:in nicht bekannt geben.
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Wie erfolgt die Meldung des Krankenstandes?
Erkrankte Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, Ihren bzw. Ihre Arbeitgeber:in unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit (= den Krankenstand) zu informieren. Ausreichend ist in der Regel ein Anruf im Büro vor Beginn der Arbeitszeit.
Müssen erkrankte Mitarbeiter:innen eine Krankenstands-Bescheinigung vorweisen?
Dienstgeber:innen haben das Recht, eine ärztliche Bestätigung für den Krankenstand zu verlangen, auch für einen eintägigen Krankenstand. In dieser Krankenstandsbestätigung ist keine Diagnose vermerkt, sondern nur, dass der/die Dienstnehmer:in arbeitsunfähig ist.
Entgegen der allgemeinen Überzeugung müssen Arbeitnehmer:innen Krankenstandsbestätigungen also nicht verpflichtend vorweisen. Diese kann aber von dem bzw. der Arbeitgeber:in verlangt werden.
Sollte der bzw. die Mitarbeiter:in sich weigern der Verpflichtung zur Vorlage nachzukommen, verliert die Person den Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Jedoch stellt die Nichtvorlage der Krankenstandsbestätigung nach Rechtsprechung keinen Kündigungsgrund dar.
Der bzw. die Arbeitgeber:in hat nach der Rechtsprechung Anspruch auf eine Bestätigung, in der die Ursache angegeben ist. Bei Vorlage von unvollständigen Krankenstandsbestätigungen ohne Angabe, ob ein Arbeitsunfall, eine Berufskrankheit oder eine sonstige Arbeitsunfähigkeit vorliegt, entfällt daher der Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
ELDA bietet nunmehr österreichweit den Arbeitgeber:innen die Möglichkeit an, elektronische Krankenstandsbestätigungen für ihre krank gemeldeten Arbeitnehmer zu erhalten. 2 Varianten sind möglich: die automatisierte Zustellung oder die Onlineabfrage.
Dies bietet zusätzlich zur telefonischen Anfrage eine weitere Möglichkeit nachzufragen, ob ein sich krank gemeldete Arbeitnehmer:innen tatsächlich krankgeschrieben ist.
Es ersetzt aber nicht die Verpflichtung der Arbeitgeber:innen, ausdrücklich bei jeder Krankheit eine Krankenstandsbestätigung von Arbeitnehmer:innen zu verlangen. Nur in diesem Fall kann man die oben angeführten arbeitsrechtlichen Schritte setzen.
Erkrankte Mitarbeiter:innen unterstützen
Etablieren Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche
Durch regelmäßige Gespräche mit Ihren Angestellten, erfahren Sie bereits im Vorfeld, wie es um das Wohl Ihres Teams steht, ob sie motiviert sind, was sie belastet. Nehmen Sie sich hierfür Zeit, um Kontakt zu halten und Vertrauen zu schaffen.
Setzen Sie eine unabhängige Vertrauensperson ein
Sinnvoll ist die Ernennung einer oder mehrerer vertrauenswürdiger Personen im Unternehmen zur Gesundheitsvertrauensperson oder Gesundheitscoach. Diese sind im Idealfall von der Belegschaft akzeptierte Mitarbeiter:innen mit entsprechender Schulung, die im Krankheitsfall, oder bereits davor prophylaktisch als Ansprechperson in Gesundheitsfragen zur Verfügung stehen.
Diese Person kann sowohl intern als auch extern (wenn nicht ausreichend Ressourcen – Case Manager:in) ins Team geholt werden. Als Vertrauensperson stellt der bzw. die Verantwortliche Fragen zum persönlichen Umfeld und räumt Steine aus dem Weg. Die besprochenen Themen können vielfältig sein, von möglichen Schulden bis Pension.
Wie spreche ich mit erkrankten Mitarbeiter:innen?
Vermeiden Sie es, die erkrankten Mitarbeiter:innen unter Druck zu setzen. Bieten Sie stattdessen Unterstützung an, damit der Genesungsprozess gefördert wird.
Eine Möglichkeit wäre, gezielt Fragen zu stellen. Können mit zusätzlicher Ausstattung, einer Umstrukturierung des bisherigen Arbeitsprozesses oder einer Flexibilisierung der Arbeitszeit Schwierigkeiten aus dem Weg geräumt werden?
Suchen Sie das persönliche Gespräch
Bei häufigeren Krankenständen ist es sinnvoll, das Mitarbeitergespräch zu suchen und dem bzw. der Mitarbeiter:in Hilfe anzubieten. Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen heraus, wie und in welcher Zeit eine Rückkehr des Teammitgliedes an den Arbeitsplatz realistisch ist und welche Schritte dafür notwendig sind. Mit externer Unterstützung und Begleitung der Maßnahmen durch Expert:innen besteht auch die Planungssicherheit um die weitere Vorgehensweise, damit Sie weiterhin vom Engagement und Know-how Ihrer bewährten Mitarbeiter:innen profitieren und unnötige Kosten (siehe oben) vermeiden können.
Die Investitionen in die Gesundheit der Mitarbeiter:innen amortisieren sich bereits, wenn die Krankenstandstage geringfügig reduziert werden können.
Aufbauend auf dem persönlichen Gespräch können sich daraus weitere Schritte ergeben, die im Einzelfall geprüft werden müssen.
Schaffen Sie ein Klima der Wertschätzung
Wertschätzung ist einer der größten Motivationsfaktoren eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiter:in. Stellen Sie also die Bedeutung Ihrer Angestellten bei der Umsetzung von Projekten in den Vordergrund.
Indem Sie eine Arbeitsatmosphäre schaffen, in der sich Mitarbeiter:innen untereinander unterstützen und einander mit Erfahrungswerten bereichern, reduzieren Sie Krankenstände zudem effizient und nachhaltig.
Fragetechniken
Wer fragt, führt. Mit Fragen können Gespräche in die gewünschte Richtung gelenkt werden.
Schaffen Sie eine wertschätzende, einladende Befragungsatmosphäre, die von Empathie für die Befragten geprägt ist. Zeigen Sie echtes Interesse. Bewertungen wären für das Gespräch kontraproduktiv.
Geschlossene Fragen
Geschlossene Fragen bieten als Antwortmöglichkeiten lediglich ja oder nein. Sie dienen zur Festlegung einer Vereinbarung, sind aber während des Gesprächs eher blockierend und führen zu wenig Erkenntnisgewinn.
Offene Fragen laden zum Erzählen ein
Viel mehr Spielraum geben offene Fragen, zum Beispiel die allseits bekannten W-Fragen (was, wann, wer, wodurch, wie).
Eine Möglichkeit sind ressourcenorientierte Fragen, die das Gespräch auf eine potenzielle Lösung des Problems lenken.
„Welche Arbeitssituation führt zu besonderer Belastung?“
„Was brauchen Sie, um Ihre Situation zu verbessern?“
„Wer oder was könnte Ihnen dabei helfen?“
„Welche Ressourcen fehlen Ihnen?“
Laden Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit offenen Fragen, die sich an ihrer Lebenssituation orientieren, zum Erzählen ein. Geben Sie ihnen die Chance, ausführlich über das zu berichten, was sie bewegt.
Vermeiden Sie die Warum-Frage
Lineares Denken geht davon aus, dass es einen Grund für unsere Meinungen, unsere Haltungen und Handlungen gibt. Und: dass wir diesen Grund kennen, bewusst reflektiert haben und auch noch artikulieren können.
Die Warum-Frage bringt Menschen in Erklärungsnot. Sie fühlen sich in die Enge getrieben und versuchen sich zu rechtfertigen.
Fazit
Wir gehen davon aus, dass sich niemand gerne im Krankenstand befindet. Sollten Mitarbeiter:innen aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls arbeitsunfähig sein, so ist deren Privatsphäre zu respektieren. Wichtig ist, dass Angestellte nicht das Gefühl haben, sich rechtfertigen zu müssen. Holen Sie stets nur die notwendigen Informationen ein, auf die Sie als Arbeitgeber:in ein Recht haben. Sollten Sie jedoch Grund zu Annahme haben, dass mehr hinter häufigen Krankenständen steckt, wäre es ratsam, das gemeinsame Gespräch zu suchen, um dem bzw. der Arbeitnehmer:in Unterstützung anzubieten.
Bei Interesse können Sie auch gerne einen Termin mit uns vereinbaren. In einem unverbindlichen Erstgespräch beraten wir Sie zu Ihrem Fehlzeitenmanagement. Gemeinsam finden wir heraus, welches Potenzial für Ihr Unternehmen besteht und wie Sie Kosten ab sofort senken können. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!